ENDURANCE
Entrepreneurial Capacity-building for Sport

В контекста на първата част, ние искаме да запознаем обучаемите с „концепцията“ за УП, като се започне от нейната дефиниция и подчертаване на основните елементи на проекта.

Според международната Асоциация за управление на проекти (APM, Association for Project Management), управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели. Управлението на проекти е манталитет, който се стреми към ЕФЕКТИВНОСТ: търсенето на бизнес идея, създаване на бизнес, стартиране на маркетингова кампания, насочване и идентифициране на групи с интерес към вашата марка, всичко това може да се разглежда като самостоятелни проекти...като планиране на тренировъчна сесия. Ето защо подходът на управлението на проекти трябва да се прилага трансверсално към всички типични предприемачески функции.

Споменахме факта, че има някои разлики между управлението на проекти и управлението на други традиционни бизнес функции като комуникация, човешки ресурси, одит и т.н. Това се обобщава от таблицата по-долу:

Проектите имат крайни резултати, които са ограничени до краен срок и бюджет. Въпреки това, както вече споменахме, повечето от често срещаните бизнес задачи могат да бъдат решени, като се разчита на „подход за управление на проекти“, тъй като те могат да се тълкуват като под-проекти сами по себе си.

От своя страна, ръководителите на проекти се занимават с огромна поредица от дейности и отговорности, които значително дават възможност на техните умения, компетенции и опит. Ръководителите на проекти са отговорни за изпълнението на проекта, но също и за процеса на комуникация, човешките ресурси и финансите, тяхната роля включва взаимодействие с голям брой интереси – идващи както отвътре, така и извън организацията. В малкия бизнес тази роля обикновено се играе от самите предприемачи.

Този специфичен етап от жизнения цикъл на проекта се отнася до идентифицирането на специфични нужди/възможности, които могат да бъдат адресирани, чрез конкретен проект. Ръководителите на проекти (и предприемачите) използват този момент, за да обмислят: какво планират да постигнат, чрез изпълнението на проекта и фокуса на интереса по отношение на желаните и очаквани резултати.

Идеята за проект обикновено започва с две конкретни задачи:

1. Идентификация на заинтересованите страни.

Задълбочено картографиране на „групи с интереси“, които могат да бъдат засегнати или биха могли да окажат въздействие върху проекта. С други думи, се идентифицират целите на проекта въз основа на тяхното потенциално влияние и/или интерес към него.

2. Консолидиране на декларацията за работа (SOW).

SoW е много подробен документ, изброяващ всички определящи елементи на проекта преди неговото стартиране. Предприемачите и ръководителите на проекти разчитат на този документ.

Негови елементите са:

• Предистория и оценка на нуждите/възможностите;

• Мащаб и обхват на проекта;
• Географско местоположение;
• Времева линия;
• Качествени и количествени резултати;
• Включен персонал/организация;
• Бюджетен контрол и одит;
• Осигуряване на качество, мониторинг и оценка, управление на риска;
• Оценка на въздействието (околна среда, култура, социално-икономическо включване и др.).

Тук е мястото за квалифициране и количествено определяне на всички ресурси (финансови, технологични и човешки), които са необходими, за да се даде възможност за безпроблемно изпълнение на проекта.

На този етап ръководителите на проекти инвестират много време и усилия в:

• Конкретни задачи и действия за постигане на очакваните резултати;

• Прецизиране на вътрешния график за приключване/финализиране на планираните дейности;
• Оценяване количеството и естеството на ресурсите, които са им необходими, за да напредват с изпълнението и развитието на проекта;
• Възможния риск и проектирането на последователни мерки за противодействие (т.е. план Б);
• Проектиране на вътрешен/външен комуникационен план, детайлизиращ средства и стратегии за комуникация.

Всичко по-горе и специфични технически подробности ще бъдат възобновени от плана за управление на проекта, официалният документ, предвиждащ конкретни насоки за това кой какво прави и кога.

Ръководителите на проекти следват подхода на разбивка на работните пакети:

1. Определете конкретния работен пакет (т.е. подготовка на уебсайт);
2. Разбийте всеки работен пакет на подзадачи (т.е. регистриране на домейна, настройка на изображение и визуални елементи и т.н.);
3. Задайте на всяка задача конкретен резултат, известен още като изход (т.е. медиен канал).

Имайте предвид, че изходящите продукти обикновено водят до:

• Резултат, въздействието на този резултат: т.е. онлайн видимост;
• Резултати, материални и конкретни: т.е. окончателен уебсайт.

Имайте предвид, че работните пакети и следващите задачи трябва да приключат в рамките на определен период от време. Тези периоди трябва да се разглеждат въз основа на цялостната работна натовареност, необходима за прилагането и развитието на този Работен Пакет/Задача. Колкото по-голямо е натоварването, толкова по-голям е ресурсът, необходим за изпълнение на дейностите – човешки капитал, време и финанси.

Преди да преминат към действителното стартиране на дейностите, от съществено значение е ръководителите на проекти да:

• Извършват последен кръг от преглед на планираните дейности – цялостният план може да се нуждае от няколко корекции/корекции въз основа на нови сценарии, които първоначално не са били предвидени или възникнали след първоначалната фаза на планиране;
• Изберат ресурсите от които се нуждаят – под ресурси, имаме предвид финансови, технологични, инфраструктурни и човешки (т.е. компетенции, ноу-хау, способности, технически умения и т.н.).

В един проект може и трябва да има повече от един етап, използвайте този момент, за да:

• Помислете за постигнатото до този момент – качествена и количествена оценка;
• Планирайте и разгърнете кратка комуникационна стратегия, за да оцените резултата(ите);
• Проверете и измерете какво ново сте научили;
• Следете за състоянието на вашия екип.

Комуникация

С раздел комуникации ние обикновено имаме в предвид комуникационни дейности, поддържащи динамиката на сътрудничеството в/извън екипа:

• Управление на хора и човешки ресурси;
• Координация между членовете на проекта;
• Управление на заинтересованите страни – идентифициране и ангажиране;
• Обхват и видимост на резултатите от проекта;

Управление на проекти

С раздел управление на проекти обикновено имаме в предвид дейности, които са от съществено значение за осигуряване на безпроблемно изпълнение на проекта – както по качество, така и по време:

• Осигуряване на качество: Мониторинг и Оценка;
• Управление на риска: Идентификация > Оценка > Протокол за противодействие;
• Оценка на въздействието;
• Финансово управление;
• Бюджетен контрол.

Съвети за финансово управление

Във финансовия мениджмънт достигате ЕФИКАСНОСТ – финализиране на резултатите в съответствие с бюджетните ограничения – когато успеете да комбинирате ИКОНОМИКА и ЕФЕКТИВНОСТ:

• Икономика:

→ Правилни входящи продукти на най-ниска цена.

• Ефективност:

→ Правилни резултати при най-ниски усилия.

Едно от нещата, които отличават един проект от „процес“ е фактът, че първият има ясна и добре определена КРАЙНА и НАЧАЛНА дата.

След като всички дейности бъдат финализирани и всички очаквани резултати са окончателно постигнати, е изключително важно екипът на проекта да се върне към цикъла на изпълнение, търсейки подходящи практики, които са помогнали на екипа да преодолее предизвикателствата, да надгради своите умения и компетенции.

Това е изключително полезно за бъдещи проекти и инициативи, дори когато те не са непременно свързани по мащаб и обхват с конкретният проект.

Допълнително съдържание: минимализиране на риска:

• Лошото планиране и/или изпълнение на хоризонтални работни програми води до много лоши резултати, без значения от техният контекст;
• Липса на ясна визия какво/как да го направя;
• Откъсване (т.е. незаинтересованост) на ключови лица за подкрепа;
• Тежка неподготвеност за неочаквани промени в плановете → забавяне;
• Загуба на контрол върху финансите и/или времето;
• Слаба удовлетвореност на участващите страни (т.е. бенефициентите на проекта);
• Бариери пред вътрешната комуникация → предразсъдъци към информационния поток.

Управлението на проекти винаги трябва да се съобразява с няколко основни правила:

• Опитайте се всичко да бъде точно и опростено;
• Поставете цели, които са предизвикателни и мотивиращи, реалистични и ангажиращи;
• Бъдете изключително конкретни и ясни: използвайте ясен език;

• Поставете другите в състояние да разбират...не да тълкуват;