En el marco de la primera unidad, deseamos introducir a los alumnos en el "concepto" de PM a partir de su definición y destacando los elementos fundadores de un proyecto.

Según el APM, Association for Project Management , La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr los objetivos específicos de un proyecto. La gestión de proyectos es una mentalidad que busca la EFICACIA y la EFECTIVIDAD: buscar una idea de negocio, crear una empresa, lanzar una campaña de marketing, dirigirte a grupos de interés para tu marca e identificarlos, pueden considerarse proyectos independientes... como programar una sesión de ejercicios. Por ello, el enfoque de la gestión de proyectos debe aplicarse de forma transversal a todas las funciones típicas de los empresarios.

Hemos mencionado el hecho de que existen algunas diferencias relevantes entre la gestión de proyectos y la gestión de otras funciones empresariales tradicionales, como la comunicación, los Recursos Humanos, la auditoría, etc. Esto se resume en la siguiente tabla:

De acuerdo con la misma definición de la APA, los proyectos tienen resultados finales que se limitan a una escala de tiempo y un presupuesto limitados. Sin embargo, como ya hemos mencionado, la mayoría de las tareas empresariales comunes pueden abordarse con un "enfoque de gestión de proyectos", ya que pueden interpretarse como subproyectos por sí mismos.

Por su parte, los gestores de proyectos se ocupan de una amplia serie de actividades y responsabilidades, que potencian enormemente sus habilidades, competencias y conocimientos. Los gestores de proyectos se encargan de la ejecución del proyecto, por supuesto, pero también de la comunicación, los recursos humanos y las finanzas, y su papel es muy camaleónico, ya que se relacionan con un gran número de intereses, tanto de dentro como de fuera de la organización. En las pequeñas empresas, este papel lo suele desempeñar el propio empresario.

Esta etapa específica del ciclo de vida de un proyecto se refiere a la identificación de necesidades / oportunidades específicas que podrían abordarse mediante un proyecto a medida. Los gestores de proyectos (y los empresarios) aprovechan este momento para reflexionar sobre lo que pretenden conseguir con la ejecución de los proyectos, y sobre el foco de interés en cuanto a los resultados deseados y los resultados esperados.

1. Identificación de las partes interesadas (STKH: STAKEHOLDERS)

2. Consolidación de Statement of Work (SOW)

• Antecedentes y evaluación de necesidades/oportunidades
• Escala y alcance del proyecto
• Ubicación geográfica
• Calendario
• Resultados cualitativos y cuantitativos
• Personal/organización implicada
• Control presupuestario y auditoría
• Garantía de calidad, seguimiento y evaluación, gestión de riesgos
• Evaluación del impacto (medio ambiente, cultura, inclusión socioeconómica, etc.)

En realidad, se trata de calificar y cuantificar todos los recursos (financieros, tecnológicos y humanos) que se necesitan para permitir una ejecución fluida del proyecto.

En esta etapa, los gestores de proyectos invierten mucho tiempo y esfuerzos en:

• Establecer tareas y acciones concretas para lograr los resultados esperados
• Afinar el calendario interno para la conclusión/finalización de las actividades previstas
• Estimar la cantidad y naturaleza de los recursos que necesitan para avanzar en la ejecución y desarrollo del proyecto
• Anticipar los posibles riesgos y diseñar contramedidas coherentes (es decir, el plan B)
• Diseñar un plan de comunicación interna/externa, detallando los medios y estrategias de comunicación

Todo lo anterior, y los tecnicismos específicos, serán retomados por el Plan de Gestión del Proyecto, el documento formal que establece las directrices específicas sobre quién hace qué, y cuándo.

Los gestores de proyectos siguen un enfoque de desglose de paquetes de trabajo:

1. Definir el paquete de trabajo específico (por ejemplo, la preparación del sitio web)
2. Desglosar cada paquete de trabajo en subtareas (por ejemplo, registrar el dominio, configurar la imagen y los visuales, etc.)
3. Asignar a cada tarea un resultado específico, es decir, un producto (por ejemplo, un canal de comunicación).

Hay que tener en cuenta que los resultados conducen normalmente a:

• Resultado, las repercusiones de ese resultado: es decir, la visibilidad en línea
• Resultados, tangibles y concretos: por ejemplo, el sitio web final

Considere que los Paquetes de Trabajo y las Tareas siguientes deben concluir en un periodo de tiempo determinado. Estos plazos deben considerarse en función de la carga de trabajo global necesaria para la ejecución y el desarrollo de ese paquete de trabajo/tarea. Cuanto mayor sea la carga de trabajo, mayor será la cantidad de recursos necesarios para cumplir con las actividades: CAPITAL HUMANO, TIEMPO, FINANZAS.

Antes de pasar al lanzamiento real de las actividades, es esencial que los directores de proyecto:

• realizar una última ronda de revisión de las actividades planificadas - el plan general puede necesitar algunas correcciones/ajustes basados en nuevos escenarios no previstos originalmente o surgidos tras la fase de planificación inicial
• seleccionar y desplegar los recursos necesarios - por recursos nos referimos a los financieros, tecnológicos, infraestructurales y humanos (es decir, competencias, conocimientos técnicos, capacidades, habilidades técnicas, etc.)

Durante la ejecución de las tareas del proyecto destinadas a la obtención de resultados reales, los gestores del proyecto llevan a cabo un estricto proceso de seguimiento y evaluación que mantiene las prioridades relacionadas con la garantía de calidad. Los indicadores clave de rendimiento cualitativos y cuantitativos incluidos en el plan de gestión del proyecto se comparan con los resultados obtenidos.

Cualquier desajuste se aborda rápidamente con medidas correctoras para reajustar el rendimiento del equipo a los estándares deseados.

El proceso de evaluación puede adoptar dos formas:

• Formativa - un proceso de evaluación continuo y "basado en el día a día", normalmente realizado por los miembros del personal superior, los líderes de las tareas y los miembros implicados.
• Sumativa: tras la conclusión de las principales etapas de los proyectos, para reflexionar mejor sobre las lecciones aprendidas y las conclusiones del ciclo de ejecución anterior.

Las etapas representan los principales logros de tu proyecto: normalmente, la conclusión formal/finalización de un programa de trabajo.

Puede haber (y debe haber) más de una etapa en un proyecto, aprovecha este momento para hacer una pausa para:

• Reflexionar sobre lo que has conseguido hasta este momento – calidad y cantidad
• Planificar y desplegar una breve estrategia de comunicación para valorar los resultados
• Aumenta tu curva de aprendizaje: haz un balance de las lecciones aprendidas
• Controla el bienestar de tu equipo: el estrés es un enemigo furtivo, sus efectos se manifiestan con el tiempo...

COMUNICACIÓN

Con el paquete de trabajo de comunicación, solemos referirnos a las actividades de comunicación que apoyan las dinámicas de colaboración, dentro y fuera del equipo del proyecto o de la organización:

• Gestión de personas y RRHH
• Coordinación entre miembros del proyecto
• Gestión de las partes interesadas – identificación y compromiso
• Alcance y visibilidad de los resultados del proyecto
• Valoración de buenas prácticas, éxitos y logros

GESTIÓN DE PROYECTOS

Con el paquete de trabajo de gestión de proyectos nos referimos normalmente a las actividades que son instrumentales para asegurar una ejecución del proyecto sin problemas, tanto en calidad como en tiempo:

• Garantía de calidad: Seguimiento y evaluación
• Gestión de riesgos: Identificación > Evaluación > Diseño de contramedidas
• Evaluación del impacto
• Gestión financiera
• Control presupuestario

Consejos para la gestión financiera

En la gestión financiera, se llega a la EFICACIA -finalización de los resultados respetando las limitaciones presupuestarias- cuando se consigue combinar ECONOMÍA y EFICACIA:

• Economía:

→ Ingresos correctos a bajo coste

• Efficiency:

→ Resultados correctos con los más bajos esfuerzos

Una de las cosas que distingue a un proyecto de un "proceso" es el hecho de que el primero tiene una fecha de FIN y de INICIO clara y bien especificada, en comparación con los procesos empresariales generales que, en cambio, son continuos en el tiempo.

Una vez que todas las actividades han finalizado y todos los resultados esperados se han cumplido, es muy importante que el equipo del proyecto vuelva al ciclo de implementación en busca de las mejores prácticas relevantes que ayudaron al equipo a superar los desafíos y a mejorar sus habilidades y competencias.

Este ejercicio interno resultará extremadamente útil para futuros proyectos e iniciativas, incluso no necesariamente relacionados, por su escala y alcance, con el que acaba de concluir.

Los miembros del equipo deben experimentar la validación y valoración de sus esfuerzos y contribuciones individuales, lo que a su vez aumenta su moral, confianza y seguridad en sí mismos. Por otra parte, los "errores humanos" deben tratarse como una oportunidad para el desarrollo de capacidades, la capacitación y el perfeccionamiento.

Contenido extra: evitar las trampas

Una mala planificación y/o ejecución de los programas de trabajo horizontales conduce a resultados muy pobres. Independientemente del contexto:

• Entropía y disfunciones del rendimiento
• Falta de visión clara sobre qué hacer / cómo hacerlo
• Descompromiso (es decir, desinterés) de las personas clave de apoyo
• Falta de preparación ante cambios inesperados en los planes → retrasos
• Pérdida de control sobre las finanzas y/o el calendario
• Poca satisfacción de las partes implicadas (es decir, los beneficiarios del proyecto)
• Obstáculos a la comunicación interna → perjuicio al flujo de información

 La gestión de proyectos debe cumplir siempre unas pocas reglas, pero fundamentales:

• Evitar las redundancias: Ser sencillo e inteligente
• Establecer objetivos que sean desafiantes y motivadores, realistas y atractivos
• Ser extremadamente específico y directo: utilizar un lenguaje sencillo
• Poner a los demás en condiciones de entender... no de interpretar
• No esperar a abordar las alarmas rojas